社長室の心得・心構え3条件

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こんにちは、ベンチャー企業の社長室勤務のkeijinhoです。

・社長室ってちゃぶ台返しが多そう
・社長とうまくやっていけるか、ミスしないか不安
・社長室の仕事って刺激が多くて面白そう

本記事では、社長室の役割を踏まえつつ、社長室として働くうえでの心得・心構えを紹介しようと思います。 本記事を読んで、社長室に興味を持ってくれる人が増えてくれれば思っています。

そもそも社長室ってどんなポジション?

「社長室」は、企業によって業務が異なる場合が多く、その企業が社長室に何を求めているかによって変わることがありますが、多くの場合、経営トップの補佐役、参謀であり、経営管理部門の要といえます。

例えば、経営上の意思決定場面では、社内外からトップの判断材料となる情報を収集・分析・検討し、戦略を立て進言することが求められます。また、様々なジャンルの業務が突然降ってくるので、臨機応変に対応することが求められます。

社長室として働くうえでの心得

スピード意識を持ち、相手の時間を奪わない

まず、1つ目は、スピード意識を持って、社長の時間を奪わないようにすることです。

自分の仕事のスピードが速いことはもちろんですが、これに加えて、相手つまり経営トップの時間をいかに奪わないようにすることを意識しています。

先日、経営会議で使う月次の予実分析資料の事前共有をいつも通り2営業日前に行ったのですが、その週の社長はいつも以上にスケジュールが詰まっていたため、社長に確認の時間的な余裕を与えないまま会議に臨まなければいけない状況を作ってしまいました。

(結局は、会議前日の夜、個別に時間を取ってくれましたが。)

この時は、土曜日に社長から「資料出せるか」って連絡が入り、金曜日中に数字を確定させることができなかったことから、月曜朝まで待っていただくよう連絡を入れましたが、翌週前半の社長のスケジュールまで頭が回らず、確認時間の配慮をできていませんでした。

このことがあってから、自分の都合を押し付けるのではなく、社長の時間を奪わないようにするということを意識するようになりました。

他にも、社長への報告はなるべく端的に、箇条書きを良く使うようにしています。

例えば、AとBの方法があるうち、●●がAを押してるのはなぜ、という質問が社長から来た場合、主な理由が3つなら、箇条書きでポンポンポンと3つの理由の要約を書いて、その後3つの理由の詳細を述べる等、結論を先に伝えるようにしています。

とにかく、社長への情報はまとめて短くし、相手の時間を奪わないようにすることを心掛けています。

役割を認識し、「NO」から入らない

2つ目の心得は、社長室で働くということがどういうことか、すなわち自分の役割が何かを認識することです。

社長室の役割は、経営トップの補佐役、参謀であり、やりたいことを実現させることです。そのため、経営トップがやりたいと考えていることに対して、否定から入るのはNGです。

ある日、社長が社員2人に仕事上のお願いをしたら、ある社員は私には重いのでできませんと言い、また別な社員はいつもできない理由を述べて何もしようとしない、と怒って愚痴を言っていました。

やってみてうまくいかなかったとか、検証してみて数字がついてこないとか採算が合わないとか報告を行えば、さすがに社長も納得すると思います。

ただ、何もしない状況でいきなり「できません」と言ったり、できない理屈を述べたりして社長がやりたいと考えていることに対して否定から入るのは、社長室の役割ではない、なと。

以前も、この数字の抽出と分析を1時間でやってとか、この資料作成を1週間以内にとか、突発的に振られる仕事はよくありました。で、最初は、無理でしょ、、、とか心の中で思いながらやり始めるんですが、結局締め切りがあるとなんとか間に合ったりします笑

おそらく、どの社長も、全くの無理難題や不可能なことを押し付けてるわけではないと思います。 NOから入らずとにかくやってみる、ということを1つ目の心得として意識しています。

相手のことを理解する

3つ目は、相手のことを理解するよう努めることです。

当社は、本社は東京にありますが、海外に子会社があって、社長の滞在比率は、月20日稼働とすれば、5:15程度です。

ほとんど顔を合わせられず、チャットでのやり取りが多いので、会話だったりSNSの中からその時々に興味を持っていると感じられるものには、自分もアンテナを貼るようにしています。

例えば、読んだ本についてSNSでUPされていればその本を読んでみて興味を追うようにしています。また、メディアから取材を受ける等露出があったり、著書もあるので、記事を読み込んだり、著書を読んだりして、何をしたいかを考えるようにしています。

そうしないと、急に話が振られたときに、反応が遅れてしまうからです。

とはいえ、社長は常に行動し考えて決断をしていて、変化をしているので、言うことが変わることがママあります。むちゃぶりや思い付きでの依頼も少なくなく、ひっくり返されることもよくあります。

分かった気になると自分の思い込みで本質からぶれていくので、常に気を配って理解することを心がけるようにしています。

まとめ

社長室の心得・心構えは分かっていただけましたでしょうか。

社長室の役割は、社長の補佐役・参謀役として社長が働きやすいように黒子役に徹することで、社長が働きやすいという環境を作る必要があります。

そのためにも、スピード意識を持ち相手の時間に配慮する、社長室として働くという役割を認識しNOから入らない、相手の理解に努める、ということを意識すべきです。

本記事を読んで、社長室の仕事に興味を持っていただき、社長室を志す方が増えれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。